Un unico elenco per tre canali
Messaggistica, modulo del sito ed e-mail in un'unica lista, con ogni richiesta classificata per tipo e contrassegnata come da lavorare, bozza pronta o inviata.
Case study
Gestione automatica delle richieste per uno studio odontoiatrico
Sostituire lo smistamento a mano delle richieste dei pazienti su tre canali, la ricerca dei preventivi passati e il controllo manuale di personale e magazzino prima di rispondere.
Com'era gestito prima
Le richieste dei pazienti arrivavano allo studio su tre canali: un'app di messaggistica, il modulo di contatto del sito e la casella e-mail. Ognuna veniva letta e smistata a mano.
Rispondere a una domanda sul prezzo significava controllare se il personale fosse libero, se i materiali fossero disponibili e quanto lo studio avesse fatto pagare per lo stesso lavoro in passato.
Cosa fa il sistema
Oggi i tre canali arrivano in un unico elenco.
Per una richiesta di preventivo il prezzo viene ricavato dallo storico dei preventivi dello studio e non da un listino, i materiali necessari al lavoro vengono confrontati con le scorte, e i tempi di consegna nascono dalla prima finestra libera nell'agenda del personale.
Niente parte finché una persona dello studio non approva. La bozza può essere modificata prima dell'invio, e la proposta originale del sistema resta visibile accanto alla modifica.
Ogni cifra nella bozza porta con sé la propria origine: i preventivi da cui è stata presa, le giacenze, la finestra di agenda da cui è stata letta.
Le schermate
Approvazione della risposta
Una richiesta di preventivo come la vede una persona dello studio: il messaggio del paziente, il tipo in cui è stato classificato e, accanto, la bozza di risposta con prezzo e tempi proposti.
Nulla è stato inviato finché qualcuno non approva.
Come nasce la proposta
La base del prezzo e della data: i tre preventivi precedenti da cui arriva la cifra, i materiali richiesti dal lavoro confrontati con le scorte e la prima finestra libera per ciascun ruolo.
Ogni numero risale a un dato che lo studio ha già.
Correzione prima dell'invio
La stessa bozza dopo che una persona dello studio ha accorciato i tempi di consegna e aggiunto una riga che propone un materiale alternativo.
La proposta del sistema resta a schermo accanto alla modifica, e la bozza può essere riportata a quella.
Dove il sistema si ferma
L'elaborazione si ferma all'accettazione del preventivo. Tutto ciò che diventa un dato clinico viene gestito fuori da questo sistema.
Cosa è cambiato nel processo
I tre canali non vanno più letti separatamente: le richieste arrivano già classificate in un unico elenco.
Il prezzo non si cerca più a mano tra i preventivi passati, e la disponibilità di personale e materiali non si verifica più prima di poter rispondere: sono già accanto alla richiesta.
La risposta al paziente resta una decisione di una persona dello studio, che vede da dove arriva ogni numero prima di confermare.
Riservatezza
Le immagini sono una ricostruzione rappresentativa: il sistema originale è coperto da accordo di riservatezza, e ogni nome, cifra e data mostrati qui sono inventati a scopo dimostrativo.
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